Doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

1. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

1.1. Phân biệt lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Lập chứng từ và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau:

– Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hành vi nội bộ của doanh nghiệp ghi nhận thông tin khấu trừ thuế và tạo chứng từ trên hệ thống (điện tử). Việc lập có thể liên quan đến việc danh sách nộp thuế TNCN từng tháng, quý phải nộp.

– Cấp chứng từ là hành vi giao cho người lao động, tức là chỉ khi nào người lao động có nhu cầu hoặc đến thời điểm cần thiết (như quyết toán thuế), doanh nghiệp mới gửi cho họ bản chứng từ đã lập.

Lưu ý: Khái niệm trên chỉ mang tính tham khảo.

1.2. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Tại Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí

Đồng thời khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

…

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cả nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

…

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế

Theo đó, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu. Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN.

Tóm lại, doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế TNCN cá nhân. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

Lưu ý: Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.